ERP Nedir? ERP Programının Amacı ve Avantajları Nelerdir?

ERP’nin açılımı kurumsal kaynak planlaması anlamına gelir. Organizasyonlar tarafından muhasebe, satın alma, proje yönetimi ve üretim gibi günlük iş faaliyetlerini yönetmek üzere kullanılan sistemler ve yazılım paketleridir. ERP sistemleri, bir bütün oluşturarak çok sayıda iş sürecini tanımlar ve bu iş süreçleri arasında veri akışı sağlar. ERP sistemleri, birden fazla kaynaktan organizasyonun ortak işlemsel verilerini toplayarak veri yinelemesini ortadan kaldırır ve “gerçeğin tek versiyonu” ile veri bütünlüğü sağlar.

ERP programı, işletmelerde mal ve hizmet üretimi için gereken iş gücü, makine, malzeme gibi kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayan bütünleşik yönetim yazılım sistemlerine verilen genel addır. Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) sistemleri, bir işletmenin tüm veri ve işlemlerini bir araya getirmeye veya bir araya getirilmesine yardımcı olmaya çalışan ve genelde kullanımı kolay olan sistemlerdir. Klasik bir ERP programı işlem yapabilmek için bilgisayarın çeşitli yazılım ve donanımlarını kullanır. ERP programları temel olarak pek çok departmanı ilgilendiren verilerin saklanabildiği bütünleşik bir veritabanı oluştururlar.

ERP (Kurumsal kaynak planlama) anlam olarak, işletmenin tüm kaynaklarının birleştirilip, verimli olarak kullanılması için tasarlanmış sistemlere denmektedir. ERP kavramı ilk olarak üretim çevrelerinde kullanılmaya başlansa da; günümüzde ERP programları çok daha geniş bir alanda telâfuz edilmektedir. ERP programları, bir işletmenin iş alanına ya da ismine bakmadan, işletmenin tüm temel işlemlerini kendi yapısı altında toplayabilir. İşletmeler, kâr amacı olmayan kuruluşlar, vakıflar, hükumetler veya diğer kurumlar ERP programlarını kullanabilirler.

ERP programları,  yazılımların standartlaşmasını, birçok yazılım kullanmak yerine tek bir yazılım kullanılmasını, tüm veriler genellikle tek bir veri tabanında saklandığından kolay ve yüksek rapor alma, durum değerlendirme gücü sağlar.

Bir ERP programı bünyesinde genelde birbirleri ile tam olarak bütünleşmiş şekilde çalışan üretim, finans, müşteri ilişkileri yönetimi, insan kaynakları, stok yönetimi gibi çeşitli uygulamalar bulunur.

İşletmelerin ERP Programlarını kullanma amaçları bir araştırmaya göre aşağıdaki gibidir.

Bir ERP programına ihtiyaç duyulmasının sebepleri işletmeden işletmeye farklılık gösterse de bazı temel ihtiyaçlar vardır. ERP programının amacı, verimliliği artırmak, süreçleri kolaylaştırmak ve organizasyonda bir işbirliği kültürünü teşvik etmektir. Bu sayede maliyetler en aza inmiş, verimliliğin artması sağlanmış olur.  ERP programının en çok fayda sağlayacağı başlıklar aşağıda sıralanmıştır:

Muhasebe, satış, pazarlama, üretim ve stok yönetimi gibi iş süreçleri bir ERP platformuna entegre edilmiştir. Departmanlar arası iş akışlarını düzene sokarak kurum genelinde veri toplamak ve bunlara erişmek kolaylaşır.

Aynı şekilde, ERP programı veri girmek veya rapor üretmek gibi günlük işleri otomatikleştirir. Tekrar eden süreçler elimine edilir ve böylece ekipler temel işlerine odaklanırlar. Örneğin, pazarlama teknolojiyi zorlamadan günlük bir web trafiği raporu çalıştırabilir; veya muhasebe, satış direktörünü kovalamadan haftanın satış istatistiklerine anında erişebilir.

ERP ayrıca yöneticilere ve kilit paydaşlara hızlı aramalar sağlar. Gösterge panoları karar vericilerin kuruluştaki ana performans göstergelerine göz atmasına izin verir. Daha fazla araştırma yapmak istiyorlarsa, yöneticiler birkaç tıklamayla ayrıntılara inebilir.

ERP programları, bölümler arasındaki duvarları yıkarak doğal hallerinde zaten bir birlerine bağlı olan birimleri dijital olarak da bir araya getirir. Veri adacıkları entegre edilmiştir ve bir ana sürece bağlı olarak tüm yerel iş birimleri birbirine bağlanır. Bu yaklaşım, ERP platformundaki diğer ekiplerle kolayca işbirliği yapmayı olanaklı hale getirir. Bu işbirliği kültürü doğrudan inovasyonu ve takım oyununu destekler ve genel olarak işletmeleri daha rekabetçi hale getirir.

Birçok ERP programı, kurumların kendilerine özel sayısız gereksinimlerinin yanı sıra, ticari yasaların öngördüğü süreçleri takip etmeyi ve raporlamayı sağlar. Ayrıca belirli endüstri ve süreç standartlarını barındırdığı için de işletmelerin gelişiminde kaldıraç etkisi oluşturmaktadır.

ERP programları, operasyonel esnekliği artırmak için bir takım alternatifler sunar. Birincisi, mevcut uygulamaları sisteminize entegre etmenize veya ERP verilerinizi daha akıcı bir iş akışı için diğer iş uygulamalarına aktarmanıza yardımcı olur. İkincisi, ERP programı, işiniz büyüdükçe daha fazla modül ekleme seçeneği sunar, böylece sisteminizi artık yeni bir yazılımla değiştirmeniz gerekmez. Bir ERP programı, internete bağlı olduğu sürece erişim kolaylığı sunarak verilere kolay ulaşımı sağlar.

Yanlış veriye dayanan tahminler işletmeye zaman, efor ve para kaybettirebilir. Bu nedenle ERP, merkezi bir veritabanı kullanarak, bir şirketin farklı iş süreçlerine standart bir süreç kazandırır ve sonuç olarak veri bütünlüğünü arttırarak doğru tahminler yapılmasına yardımcı olur.

ERP programlarındaki raporlama araçları, tutarsızlıkları önlemek için bir takım kurallar barından ERP veri tabanındaki temiz veriyi kullanırlar. ERP programlarının belirli kayıt türleri için mükerrer veri kaydına izin vermeme gibi özellikleri de verilerin güvenirliliğini artırır. Veri bütünlüğü bozulmadan yöneticiler gerçekçi tahminler içeren raporlar oluşturabilir. Benzer şekilde güvenilir verilere dayalı tahminler de makul bir sonuç aralığında olur.

Dahası, iş zekası araçlarına sahip gelişmiş ERP çözümleri, kullanıcıların büyük verileri analiz etmelerine olanak tanıyan makine öğrenmesi ve öngörü yazılımları ile entegre olarak çalışırlar. Kompleks veri kaynaklarına sahip şirketler, gizli bilgiler için ERP’den yararlanabilir ve rekabet avantajı sağlayabilirler.

Bir şirket, maliyetleri azaltmak için ERP’den ciddi oranda yararlanabilir. Süreçler kolaylaştırıldığında ve kilit ölçümler yakından izlendiğinde, aksaklıklar, gecikmeler önceden belirlenir veya etkisi daha iyi yönetilir.

Satın alma, imalat ve sevkiyat süreçleri en dinamik süreçlerdendir. Bu nedenle de kuralları en çok zorlayan süreçlerdir. Ancak ERP, üretim, mühendislik, müşteri hizmetleri ve diğer iş birimlerinin gerçek zamanlı verileri kullanarak birlikte çalışmasına olanak sağlayarak, ani sorunların çözülmesini hızlandırır. Böylece işletme maliyetleri bütçe dahilinde tutulabilmektedir.

ERP program tedarikçileri, genellikle sistemlerini geliştirirken bu gibi problemli noktaları keşfederler, düzenli güncellemeler yapar ve teknik sorunlar olması durumunda sorun giderecek şekilde ekipler bulundururlar.

ERP programları, yetkisiz veri erişimlerine karşı koruma sağlamak için güvenlik duvarlarına ve kısıtlama kontrollerine sahiptir. Tek bir veri tabanına sahip olmak, erişim noktalarının sıkı bir şekilde izlenmesi ve güvenliğin yoğunlaştırılması demektir. Aynı şekilde, kullanıcı yetki kuralları, yöneticiye, kullanıcının bilgilere erişimini sınırlamadan hassas verileri kilitleme esnekliğini verir.

Yöneticiler ayrıca, çalışanların erişimini hızlı bir şekilde devre dışı bırakabilir ve yenilerine izin verebilir. ERP programları aynı zamanda kullanıcı etkinliklerini de gösterir, böylece sistemdeki yetkisiz eylemleri veya şüpheli etkinlik şablonlarını kolayca tespit edebilirsiniz.

Maddeler halinde sıralarsak;

• Kurum içindeki finansal bilgilerin entegrasyonu: Tüm departmanlarda oluşan finansal bilgilerin tek bir çatı altında takip ve kontrol edilebilmesi
• Müşteri siparişlerinin alınışından, üretim ve teslimine kadarki sürecin entegrasyonu sayesinde satış, satınalma, üretim ve sevkıyat departmanlarının koordinasyonu
• İmalat süreçlerinin standartlaştırılması ve hızlandırılması
• Atıl stok miktarının azaltılması, böylece maliyetlerin azaltılması
• İnsan kaynakları bilgilerinin standartlaştırılması
• İş süreçlerinde iyileşme
• Fonksiyonel iş süreçleri arasında koordinasyon
• Operasyonel kararlarda iyileşme ve veriye kolay ulaşım
• BT altyapısının tek sistem altında toplanması ve veriye kolay ulaşım
• İş sistemlerini basitleştirmek ve standartlaştırmak
• Eskimiş ve her biri bağımsız çalışan sistemleri yenileyip entegre etmek
• Tüm kurumda kullanımı kolaylaştıracak tutarlı, mantıklı ve ortak arayüz
• İşletme maliyetlerinde azalma beklentisi
• Arka planda yürütülen işlemlerin otomasyonu
• Stratejik kararlarda iyileşme beklentisi
• Coğrafi olarak birbirinden uzak birimler arası koordinasyonu sağlamak
• Müşteriler ve tedarikçilerle olan iletişimi güçlendirme
• İş süreçlerine müşterinin katkısının artırılması
• Etkin bir e-ticaret altyapısı kurmak
• Departmanlar arasında sıkı bir iletişim altyapısı ve bu sayede birbirlerinden bağımsız değil birlikte hareket etmek

ERP programları işletmelere büyük faydalar sağlamaktadır. Herhangi bir ERP programı kullanmaya karar veren işletmeler için “En iyi ERP programları” konusu gündeme gelmektedir. Bu ise şöyle açıklanır; faaliyet gösterilen ülkeye, sektöre, şirkete ve ayrılacak bütçeye göre değişkenlik gösterir.

Aşağıda bu değişkenlerin etkilerinden kısaca bahsettik.

Bir ülkede başarılı olan ERP programı herhangi bir başka ülkede başarılı olamayabilir. Bunun en önemli üç sebebi fiyat seviyelerinin uymaması, yerelde danışman ve destek ekibi olmaması ve yerel yasal mevzuata uyum sağlamakta zorlanmasıdır.

Diğer taraftan sadece bir veya birkaç sektöre göre tasarlandığı için o sektörlerde çok başarılı olan bir uygulama başka bir sektörde başarılı olamayabilir. Bunun temel sebebi de, sektörel farklılıkları kapatabilmek için çok fazla yazılım uyarlaması ihtiyacı olabileceğidir. Bu her zaman başarısız olunacağı anlamına gelmez. Çünkü iyi bir danışman ve teknik ekiple bu risk bertaraf edilebilir.

Son olarak da sektörel uyum olsa bile ERP programını kullanacak şirket kültürüne uygun şekilde çalışma yürütülemezse yine başarılı olunamayabilir. ERP programları uyarlamalarındaki başarının %50’si teknoloji, yazılım fonksiyonlarından geliyorsa diğer %50’si ise insan psikolojisi ve şirket kültürünü yönetmekten gelmektedir. Dolayısı ile ERP programlarını uygulamadaki başarı, herhangi bir şirket kültüründeki iyi uygulamaları tutup yanlış olanları da genel kabul görmüş uygulamaları baz alarak değiştirebilmektedir. Bunu da söz konusu şirketteki ahengi bozmadan yapabilmektir.

Diğer tüm etmenler uyumlu olsa dahi ayrılacak bütçe de “En iyi ERP programı hangisidir?” sorusunun cevabına etki edecektir. Bütçe yeterli değilse iyi başlayan bir ERP programı projesi ilerleyen safhalarda para nedeni ile tedarikçi firma ile sürtüşmelere, eksik uyarlamalara ve sonuçta da hedefine ulaşmamış bir projeye sahne olacaktır.

Değişen piyasa koşullarına ve yasal düzenlemelere ayak uydurabilmek için Model ERP’nin sağladığı modüler ve tam entegre finans modülleri ve raporlarını kullanabilirsiniz. Bunun yanı sıra doğru finansal kararlar vererek daralan kar marjlarını koruyup hatta iyileştirerek yüksek pazarlık gücü elde edebilirsiniz. Model ERP finans yönetimi sayesinde etkin kasa, banka, çek ve senet yönetiminin yanı sıra ödeme vadelerine bağlı olarak borç kapatma ve tahsilat yedirme işlemleri ile bakiye yaşlandırma ve nakit akış raporları alınarak ödeme ve tahsilat dengesi kurulabilir.

Tüm işletme faaliyetlerinin rakamsal ifadesini bulduğu muhasebe bölümünde esnek hesap planı ve maliyet merkezi kurgusu ile çok boyutlu analiz ve raporlama imkanı elde edilir. Diğer tüm modüllerle sıkı entegrasyon muhasebe verilerinin zahmetsiz ve güncel olarak oluşması sağlanabilir. Model ERP, yasal düzenlemelerle tamamen uyumlu ve güncel mevzuatın sürekli takip edildiği güçlü ve sağlam bir takip sistemi sunmaktadır.

Günümüzde işletmeler pazarlama bölümünün olgunlaştırdığı fırsatları en karlı şekilde müşteri siparişine dönüştürmenin yollarını aramaktadırlar. Dolayısı ile ERP sistemlerinin, teklif aşamasından itibaren sevkiyata kadar ki iş süreçlerinin değişik satış şekillerini takip ve analiz etmeye elverişli olması beklenmektedir. Model ERP’nin parametrik altyapısı farklı satış senaryolarının işletilmesine olanak tanır.

Tedarik zinciri yönetiminin önemli bir halkasını oluşturan satın alma yönetimi kapsamında finans modülünün desteği ile tedarikçilerle iyi bir pazarlık gücü elde edilebilir. Tedarik koşulları disipline edilerek satın alma sürecinin takibi ve kontrolü kolaylaştırılabilir. Onay mekanizmaları ile satın alma tarihçesi ve gerekçeleri de kayıt altına alınmış olur.

İşletmeler stoklara mümkün olduğunca az sermaye yatırmak ister, böylece fonları başka yerlerde kullanabilmeye çalışır. Fakat aynı zamanda işletmenin üretim ve pazarlama fonksiyonlarının da aksamasına yol açmayacak kadar stok bulundurması gereklidir. Bu iki husus arasında denge kurmaya çalışır. Bu iki amaç arasındaki dengeyi kurabilmek için de etkin ve dinamik bir stok yönetim ve analiz aracı gerekir. Model ERP, her türlü stok hareketi senaryolarına göre uyarlanabilecek bir stok yönetim sistemine sahiptir. Stok kartlarının boyutlu (özelliklere göre) parametrik bir şekilde konuşan kod yapısından açılabilmesi ve bu yapıya göre stok durumu sorgulamalarının yapılabilmesi mümkündür.

Her bir stok kaleminin ayrı bir seri numarası ile takip edilmesinin gerekli olduğu sektörlerde mobil cihazlarla destekli bir depo yönetim sistemi günümüzün en temel gereksinimlerinden birisi olmuştur. Depo adresleme yöntemi kullanılarak da etkin bir depo yönetimi mümkün olmaktadır.

Finansal dış kaynak kullanım mekanizmalarının yaygınlaşması ile birlikte kullanılan fonların takibinin yapılması ihtiyacı da artmıştır. Model ERP, hazine yönetiminin sunduğu banka neznindeki kredi limitlerin takibi, kredi ödeme tabloları ve bunlara ait ödemelerin takibi, leasing ödeme tabloları ve bunların ödemeleri ile aylık faturalarının girişi ve muhasebe entegrasyonlarının otomatik olarak yapılması işlerinizi kolaylaştıracak önemli özelliklerdir.

E-fatura mükellefi şirketler diğer e-fatura mükellefi olan şirketlere kanunen faturalarını e-fatura olarak iletmek zorundadırlar. Standartları GİB tarafından belirlenmiş e-fatura gönderme ve alma işlemleri Model ERP‘de iki şekilde yapılabilmektedir;

• Doğrudan entegrasyonile GİB’in sistemine doğrudan fatura gönderip almak
• GİB’İn e-fatura portalına faturayüklemek için XML çıktı kullanılması

E-Defter mükellefi şirketlerin e-Defter oluşturabilmelerine olanak sağlayacak şekilde ön muhasebe belge girişlerinin yapılabilmesi ve zamanı geldiğinde e-Defter’in oluşturularak doğrudan GİB’e gönderilmesi mümkündür. Herhangi bir entegratör kullanılmasına gerek bırakmayan bu yapı sayesinde işlemler daha sade ve kolayca yapılabilmektedir.
İstenildiği durumda entegratör firma için XML veya Excel çıktısı ile muhasebe yevmiye kayıtlarının dışarıya aktarılması da mümkündür.

Nasıl ki bir insanın parmak izi diğerine benzemez, aynen bunun gibi üretim yapan işletmelerin her birisinin kendisine özel bir üretim yönetim tarzı vardır. Aynı sektörde aynı ürünü üreten firmaların bile kendilerine has iş süreçleri vardır. Bu nedenle işletmelerin kendilerine özgü üretim süreçlerini kolayca kurgulayabilecekleri, ilerleyen zamanlarda piyasa koşullarına ve teknolojik yeniliklere göre adapte edilebilen üretim yönetim yazılımlarına ihtiyaçları vardır. Model ERP, hızlı değişim ve adaptasyon gereksinimlerine hızlı cevap verebilecek ve gelişime çok açık bir üretim yönetim sistemi sunmaktadır. Gerektiğinde üretim ekipmanları (tezgah, makina vb gibi) ile entegrasyonlar sayesinde üretim takibinin de zahmetsizce ve insanlardan bağımsız bir şekilde yapılabilmesi mümkündür. Diğer bir önemli faktör de, günümüzde müşteriye özel üretim eğiliminin artması nedeni ile üretim takip sistemlerinin de müşteri siparişlerine özel üretim tarzını destekliyor olması gerekliliğidir. Dolayısı ile üretimin herhangi bir anında müşteri siparişi bazlı sorgulamalarla üretim durumu takip edilebilmelidir.

Satın alınan hammaddelerin kalite kontrolü veya süreç kalite kontrolleri günümüzde üretimin sürecinin ayrılmaz bir parçasıdır. Özellikle beklenenden farklı performans sergileyen ürünlerin bu performans değişikliğinin kökenlerini keşfetmek gerektiğinde kalite kontrol faaliyetleri çerçevesinde yapılmış kayıtların önemi büyüktür. Geriye doğru izlenebilirlik açısından verilere hızlı ve güvenilir bir şekilde ulaşabilmek için kalite kontrol takip sisteminin de işletmenin diğer tüm bölümleriyle entegre bir şekilde çalışması gerekir. Ayrıca işletme maliyetlerini azaltma noktasında kalite kontrol sisteminde kayıt altına alınmış kayıp, kaçak ve hatalı üretim bilgilerinin de istenilen periyodlarla analiz edilmesi ve buna göre gerekli aksiyonların alınabilmesi beklenir.

MPS(Ana Üretim Çizelgesi) – MRP (Malzeme İhtiyaç Planlama)
Satış tahminleri ve müşteri siparişlerine göre ana üretim planı önerilerini hesaplayan MPS (Ana Üretim Çizelgesi) üretim planlama bölümünün farklı piyasa talebi senaryolarına göre farklı planlar hazırlamaya imkan sağlar. Böylelikle farklı seçeneklere göre üretim planlarının getireceği yük öngörülebilir olmaktadır. MPS’e bağlı MRP (Malzeme İhtiyaç Planı) hesaplanması sayesinde de hammadde tedariğinde nakit ve stok dengesi sağlanarak işletmenin kaynaklarının doğru bir şekilde kullanılması sağlar.

Günümüzde en sıkı takibi yapılan yasal konulardan birisi çalışanların yasal haklarının takibidir. Devleti, firmaları ve en nihayetinde çalışanları ilgilendiren personel özlük ve bordro takibi aynı zamanda devletin işsizliği azaltma noktasında en çok argüman ürettiği alanlardan bir tanesi olmuştur. Bundan dolayı da sık sık yasal mevzuat değişiklikleri olmaktadır. Model ERP, yasal mevzuatın yakından takip edilmesi sayesinde firmaların yasal sorumluluklarını tam olarak yerine getirebildikleri bir sistemdir. SGK, Çalışma Bakanlığı vb gibi devlet kurumlarına verilmesi gereken yasal bildirimler de sistem üzerinden alınabilmektedir.

İşletmelerin normal faaliyetlerini yürütürken kullandıkları ama tüketmedikleri arsa, bina, araç, ekipman vb gibi her türlü varlıklar sabit kıymet olarak değerlendirilir. Sabit kıymetler dikkatli bir şekilde takip edilmediğinde bir şirketin finansal yapısında ciddi bozulmalara sebebiyet verebilir. Sabit kıymet kartlarında her bir kartın tarihçesi, değer artış veya azalışları, yenileme (refurbishment) gibi özelliklerin takibinin yanı sıra, Model ERP’nin sağlam ve yüz binlerce sabit kıymetle denenmiş amortisman hesaplamaları sayesinde muhasebe kayıtlarının otomatik oluşturulması da mümkündür. Ayrıca gerekirse farklı bir muhasebe standardına (US GAAP) göre de amortisman hesaplatmak da mümkündür.

Günümüzde işletmeler için en değerli varlık olarak kabul edilen müşterilerle olan ilişkilerin önemi de gittikçe artmaktadır. Müşterinin kalbini kazanmanın gittikçe zorlaştığı, rakiplerin çoğaldığı, pazarlama ve satış taktiklerinin sürekli değiştiği bir dünyada, müşterinin nabzını tutmak ve elde edilen her türlü bilgiyi kayıt altına almak kaçınılmazdır. Asıl hedef elde edilen verileri zamanında ve doğru kullanarak müşterilere tam da onların beklediği değer sunumunu gerçekleştirmektir. Model ERP’nin CRM modülü pazarlama fırsatları, potansiyel ve gerçek müşteri kayıtları ve pazarlama fırsatları ile tam bir portföy yönetimi gerçekleştirmeyi mümkün kılar. Ayrıca pazarlama fırsatlarından siparişe dönüşünceye kadar ki tüm aktivitelerin takibini sağlar.

Karlılık hesaplamalarında üretim maliyetlerinin bilinmesi büyük önem taşımaktadır. Rekabet koşullarının tüm işletmeleri inanılmaz ölçüde zorladığı bu zamanlarda ister proje bazlı, ister sipariş bazlı isterse de seri üretim yapılsın, elde edilen mamüllerin maliyetinin %100’e yakın bir doğrulukta bilinmesi gerekiyor. Kar marjlarının düşük olduğu piyasa şartlarında maliyetlerdeki küçük yanılmalar bile zarar edilmesine yol açacaktır.
Özellikle maliyet muhasebesinin ilgilendiği en önemli konulardan birisi olan Genel Üretim Giderlerinin Dağıtımının anlaşılır bir şekilde tarif edilebilmesi ve buna göre maliyet hesaplamalarının doğru yöntemlerle hızlı bir şekilde yapılabilmesi beklenmektedir. Model ERP’nin maliyet muhasebesi sistemi üretim, stok yönetimi ve muhasebe alt sistemleri ile tam entegre bir yapıda çalışır ve zahmetsizce maliyet muhasebesi kayıtlarının oluşmasını sağlar.

Herhangi bir üretim yönetimi sisteminin ve buna bağlı üretim planlama alt sistemi veya kalite yönetim sisteminin doğru işleyebilmesinin temel kuralı açılmış olan iş emirlerinin ilgili operasyonlar tamamlandıkça zamanında kapatılmasıdır. Yani üretim sahasından üretim teyidlerinin tam zamanında ve doğru olarak alınmasıdır. Üretim süreçlerinde yapılan işlemlerin özelliklerine göre (manuel, yarı manuel, tam otomatik makina veya tezgah kullanımı) iş emirlerinin üretim teyidlerinin nasıl alınacağı belirlenmelidir. Mobil cihazlar, dokunmatik ekranlar veya bir bilgisayar kullanılarak üretim teyidleri alınabilir. Bu yöntemlerden hangilerinin kullanılacağı ise ilgili projede karar verilmesi gerekir.

Özellikle 3 Boyutlu (3D) Çizimin üretimin bir parçası hatta çoğu durumda başlangıcı olduğu üretim tarzlarında üretim yönetim sisteminin en önemli parçalarından birisi olan üretim reçetelerinin sisteme girilmesi için kolaylıklar sunulmalıdır. 3D çizim programları uzun yıllardır parça listesini vermektedirler ancak parça listesi tek başına yeterli olmamaktadır. Çünkü üretim emirlerinin oluşturulabilmesi için rotaların da tanımlı olması gerekmektedir. Model ERP’nin geliştirmiş olduğu teknoloji sayesinde 3D programlarından Autodesk Inventor ve Solidworks yazılımlarında yapılmış çizimlerin, Model ERP içerisinde rotası ile birlikte üretim reçetesi oluşması sağlanmıştır. Böylece özellikle ETO tarzı çalışan firmaların üretim yönetimi sistemini kullanmalarının önündeki en büyük engel kaldırılmıştır.

Satın alma bölümlerinin en çok zorlandığı konulardan bir tanesi olabildiğince çok satıcıdan teklifi toplanması ve bunların değerlendirilmesidir. Satıcılardan teklifler Excel, pdf, faks, email vb gibi değişik ortamlarda geldiği için gelen tekliflerin tek tek yorumlanıp bir programa girilmesi ve daha sonra da değerlendirilmesi gerekmektedir. Bu da zaman alıcı bir iştir. Olabildiğince çok satıcıdan teklif almak tüm üst seviye yöneticilerin olmasını en çok arz ettiği şeylerden birisidir. Model ERP, çok satıcıdan teklif almanın önündeki en büyük engellerden birisi olan gelen tekliflerin sisteme elle giriş “yükünü” ortadan kaldıran bir sistem önermektedir. Sizin bünyenizdeki bir web ara yüzünden tedarikçilerin tekliflerini girebilecekleri ve anında Model ERP içerisinde tekliflerin görülebileceği bu sistem sayesinde sınırsız sayıda tedarikçiye teklif talebi gönderilebilir. Teklif sayılarının artması da en uygun teklifi almak için önemli bir argümandır.

Ürün satıldıktan sonra satış sonrası teknik servis hizmeti de sunuluyorsa bu durumda teknik servis ekibinin günlük işlerinin takibinin de işletmenin diğer bölümleri ile aynı veri tabanında yapılması hem hız hem de verimlilik sağlayacaktır. Model ERP’de periyodik bakım, montaj veya arıza bildirim iş emirlerinin girilmesi ve bunlara bağlı olarak ekiplerin yönlendirilmeleri ve yapılan işlemlerin kayıt altına alınması mümkündür. Ayrıca kullanılan yedek parça veya sarf malzemelerinin de takibi yapılabilmektedir. Stok yönetimi, satış yönetimi ve muhasebe alt sistemleri ile de tam entegre bir yapı vardır.

Bütçe tahmin tipleri ile farklı senaryolar oluşturmak ve bu senaryolara göre farklı bölüm bütçelerinin planlanan ve gerçekleşen değerlerinin takibini sağlamak mümkündür. Bütçe kalemlerinin sistem içerisindeki verilerden (satış, muhasebe vb gibi) otomatik çekilmesinin yanı sıra sistem içerisinde bulunmayan bir takım verilerin de dışarıdan girişine imkan sağlayan esnek bir alt yapı vardır. Farklı bölümlerin veya bölgelerin kendi bütçe değerlerini kendilerinin girebileceği ve girilen bütçe değerlerinin merkezde konsolide edilmesi sağlanabilmektedir.

Proje bazlı üretim veya hizmet sunan firmalarda proje kartlarının açılması, proje planının MS Project yazılımından Model ERP’ye aktarılması ve sonrasında proje aktivitelerinin otomatik oluşturulması mümkündür.

Proje bazlı üretim veya hizmet sunan firmalarda proje doküman künyelerinin açılması, doküman revizyonlarının takibi, künyelere bağlı olarak ilgili güncel dokümanların ilişkili belgelere bağlanması, dokümanın bağlı olduğu tüm belgere erişim veya bir belgeye bağlı tüm dokümanlara erişim ve analizler yapılabilmektedir.

Proje bazlı üretim veya hizmet sunan firmalarda proje değişikliklerinin, değişiklik talebi, değişiklik talep onay akışları, onaylanan değişiklik talebine istinaden değişikliğin yapılması ve geriye dönük tüm değişikliklerin tarihçesine erişim mümkündür.

ERP programı alırken dikkat edilmesi gereken hususları başlıklar halinde şu şekilde sıralayabiliriz:

• Öncelikle ERPaltyapısının, işletme yönetimi nezdindeki stratejik önemi üzerine araştırma yapılmalı ve bu önemi yansıtan bir proje bütçesi planlanmalıdır.
• ERP ihtiyacı test edilmelidir. Bunun için şu kontrol listesi faydalı olabilir:
  • Hızlı ve kontrol edilemeyen büyüme
  • Kurumun gerçek finansal performansının bilinememesi
  • Bilinmeyen ya da yanlış işçi maliyetleri
  • Stokların üretim ihtiyaçlarını tutarlı bir şekilde karşılayamaması
  • Önemli bilgilerin elde edilmesi için uzun çabalar harcanması
  • Müşterilerde yanlış beklentiler oluşturulması
  • Teslim tarihlerinin sürekli gecikmesi
  • Operasyonel performansın bilinememesi
  • Mevcut sistemin gelişimi engellemesi
  • Üretim gereksinimlerinin herhangi bir doğruluk seviyesinde belirlenememesi
• ERP proje seçim ekibi oluşturulmalı ve bu ekibin bünyesinde kurumun işleyişine hakim üyeler bulunmalıdır.
• Kurum içindeki tüm kaynaklar analiz edilmelidir: personel, teknoloji, iş akışları, performans ölçümleri. Seçim sürecinde en etkili olacak fonksiyonel ve teknik kriterler belirlenmelidir.
• Başarısızlık riski yüksek, gizli maliyetler içeren düşük tekliflerden kaçınılmalıdır. Sonuçta, toplam sahip olma maliyeti hesaplanmalıdır.
• Mevcut donanım ve işletim sistemi altyapısının durumu gözden geçirilmeli ve buradaki yenileme ihtiyaçlarının maliyeti dikkate alınmalıdır.
• ERP projesinin işletme var oldukça devam edecek bir proje olduğu, ilk canlı kullanıma geçişten sonra da tedarikçi firma ile lisans veya proje bedeli üzerinden belirli bir yüzde ile yıllık bakım/destek anlaşması yapılmasının faydalı olacağı unutulmamalıdır.
• Daha fikir aşamasından başlayarak ERP projesi ile ilgili kurum içi iletişime büyük önem verilmelidir. Özellikle kullanıcıların, bilgileri fısıltı gazetelerinden değil, bilhassa yönetimden almaları sağlanmalıdır.
• Uzun listeye aldığınız tedarikçiler gerekli fonksiyon kriterlerine göre elendikten sonra kısa liste 2-3 firmaya düşürülmelidir.
• Bu firmalardan demo talep edilmeli ve demolar esnasında, tedarikçi firma danışman ekibinin iş süreçleri hakkındaki bilgi seviyesini sınayacak şekilde sorular sorulmalıdır.
• Güçlü referanslar aranmalı ve yerinde referans ziyaretleri yapılmalıdır.

Eğer fonksiyon listesinde varsa, ufak geliştirme taleplerinde bulunulmalıdır.

• Kurum çalışanlarının yeni sistemin getireceği değişikliklere direnç göstermesi
• Altyapı yetersizliği (telekom hatlarının yetersizliği gibi)
• Danışmanlık hizmet kalitesinin yeterli düzeyde olmaması
• Operasyonel iş süreçlerinin yeni sistem uyarınca değiştirilme gerekliliği
• Kurumun genel olarak sistemi kabul etmekte (sisteme adapte olmakta) zorlanması, birimlerin yeni sisteme duyarsız yaklaşımı
• Kurulum ekibinin başka işlerle de uğraşıyor oluşu
• Son kullanıcıların yeterince kalifiye olmaması
• Sisteme ait dokümantasyon eksikliği
• Kurulum esnasında üretimin durdurulamaması, kurulumun üretim devam ederken yapılma zorunluluğu
• Sistem kurulumuna ait bütçe oluşturmanın zorluğu
• Proje yönetimi faaliyetinin yeterince iyi yapılamaması
• Kurulum ekibi içindeki sirkülasyon, ekibin sabit kalamaması
• Kullanılan yazılım için yurt içindeki desteğin yetersiz oluşu, yurt dışından yardım alma zorunluluğu
• Üst yönetimin yeni sistemi yeterince sahiplenmemesi
• Mevcut kullanılan sistemden yeni kurulan sisteme veri aktarımının zorluğu
• Yazılımdaki hatalar
• Yazılımın iş süreçleri uyarınca özelleştirilmesinin (customization), kuruma özel raporların oluşturulmasının zor oluşu

Sosyal psikolojide bir takım konuları anlatmakta çokca kullanılan Abraham Maslow’un ihtiyaçlar hiyerarşisinden bir benzetimle ERP programlarının işletme bilişimindeki yerini aşağıdaki gibi tarif edebiliriz. İşletmeler hiyerarşinin alt katmanlarından üst katmanlarına doğru çıktıkça olgunlaşmaktadır. Bu olgunlaşmayı destekleyecek bazı araçlar gerekmektedir. ERP programları da bu olgunlaşmada önemli bir rol almaktadır.