Doküman Yönetimi
Günümüzde iş akışları esnasında elektronik ortamda pek çok doküman oluşmaktadır. Bu dokümanların belirli bir ortamda ve belirli bir disiplinde takip edilmesi hem şirket imajı açısından, hem bilgi güvenliği açısından hem de iş yapış hızı açısından çok önemlidir. Model ERP gelişmiş bir doküman yönetim modülü sunmaktadır.
Doküman Yönetimi Modülü Özellikleri
Model ERP, iki tip doküman yönetim fonksiyonu sunmaktadır:
Birinci tipte (Basit Yöntem), Model ERP içerisindeki kayıtlara sınırsız sayıda dijital doküman eklenebilir. İkinci tip fonksiyonda (Gelişmiş Yöntem) ise herhangi bir kaytıla ilişkilendirilemeyecek (sözleşme, yönerge, ISO Dokümanları gibi) dokümanların doküman kimlik formları kullanılarak Model ERP doküman arşivine kayıt edilebilir.
Doküman Kimlik Formları
Gelişmiş yöntem doküman yönetimi ile Model ERP arşivine sınırsız sayıda dijital doküman eklenebilir. Dokümanlar Model ERP’ye aktarılmadan önce her bir doküman için bir doküman kimlik formu oluşturulur. Kimlik formları daha sonra söz konusu dijital dokümanlara erişmek için kullanılır. Kimlik formları üzerine proje, tarih, departman vb gibi bilgilerin yanı sıra anahtar kelimeler de eklenebilir. Bu anahtar kelimeler sayesinde ileride dokümanlara erişim hızlı olabilmlektedir.
Doküman Kimlik Formlarında Kullanıcı Yetkilendirmeleri
Doküman kimlik formlarına sadece o forma özel yetkili kullanıcılar tanımlanabilir. Kullanıcılara da görme, değiştirme, ekleme gibi yetkiler ayrı ayrı tanımlanır. Bu şekilde kimin hangi belgeyi görüp, hangi belgeyi revize edeceği önceden kararlaştırılır ve bilinir. Belgelere erişim kontrollü bir şekilde yapılıyor olur. Özellikle gizlilik içeren belgeler için bu yöntem ile kontrol sağlanmış olur.
Model ERP İçerisindeki Kayıtlara Doküman Kimlik Formu Ekleme
Model ERP içerisindeki kayıtlara (stok kart, faturalar, siparişler vb gibi) doğrudan belge eklenebileceği gibi sisteme doküman kimlik formu ile eklenmiş dokümanlar da eklenebilir. Böylece doküman arşivinde kontrollü bir şekilde atılmış bir doküman sistemde bir kayde iliştirilmiş olur.
Genel Fonksiyonlar
-
- Doküman Kimlik Formları oluşturma
- Doküman Kimlik Formları içine eklenecek belgelerin seçimi
- Doküman Kimlik Formları içine o doküman ile ilgili kullanıcıların seçilmesi
- Kullanıcılara ayrı ayrı görme, değiştirme, ekleme gibi yetkilerin tanımlanması
- Ekli dokümanların değiştirilmesi durumunda revizyon takibi ile eski belgenin saklanır olarak tutulması.
- Doküman Kimlik Formlarını ve içeriklerinin raporlarını oluşturulduğu analiz raporları
Demo talebinde bulunabilir, ya da bilgi almak isteyebilirsiniz.