ETO Firmaları İçin ERP Seçiminde Yapılan Hatalar
ERP sistemleri, verimliliğini arttırırken maliyetlerini düşürmek isteyen mühendislik merkezli ve proje bazlı siparişe üretim yapan ETO firmalarına büyük avantajlar sunmaktadırlar. Bu avantajlar başarılı bir uyarlamanın sonucu olarak ortaya çıkarken, uyarlamaların hepsi maalesef başarılı olamamaktadır. ERP sistemleri 20 yılı aşkın bir süredir kullanımda olan eski bir teknoloji olduğuna göre, acaba yanlış giden nedir?
ERP uygulama başarışızlıklarının bir çok nedeni vardır. Yönetim desteğindeki zaafiyet, yetersiz eğitim, zayıf planlama, kaynak yetersizliği gibi çok sayıda sebep sayılabilir, fakat bu yazıda daha temel bir nedene odaklanacağız : Yanlış sistem seçimi.
Büyük işletmeler başarısız uygulamaların maliyetini göğüsleyebilirken, orta ölçekli işletmeler yanlış seçim sonucunda perişan olabilmektedir. ETO tarzında çalışan işletmeler, orta ve küçük ölçekli özel teşebbüs olduklarından, ilk seçimde doğru seçim yapmaları çok önemlidir.
Bu Hatalar Neden Yapılır?
Değerlendirilecek çok sayıda ERP yazılımının bulunması, seçim adımıyla ilgili problemlerden birisidir. projeyi almak için can atan, internet üzerinde bulunabilecek bir çok ERP firmasının, benzer iddialarda bulunmaları, kafa karıştırıcıdır.
Çoğu kez, ETO firmaları sistem seçiminde tecrübesizdirler. ERP seçimi, bir uzman desteği ile ev alıp satmak gibi belkide on yılda bir yapılabilen büyük kararlara benzer. İşletmenin organizasyonunun tüm alanlarını kaplayan bu sistemin seçim kararı, tecrübesizce hafife alınmamalıdır.
Mühendislik merkezli çalışan firmaların en büyük problemi, kendilerine özgü ihtiyaçların, yaygın ERP sistemlerini kullanışsız kılmasıdır. ETO pazarı ve ETO firmaları göreceli olarak küçüktür. Buna karşın, büyük ERP firmaları daha büyük ve çok sayıda seri üretim firmalarına odaklanmışlardır.
Bir diğer problem, kavram, tanım ve sınıflandırmalarda yaşanan karmaşadır. Üretim odaklı yazılım endüstrisinde, stoğa üretim, siparişe üretim ve mühendislik merkezli üretim kavramları arasındaki farklılıklar net olarak anlaşılmaktadır. Bu farklılıklar, yazılım değerlendirme sistemleri tarafında ise yeterince net değildir.
Firmaların iş yapış şekillerini tarif etmelerinde de yanlış anlamalar ve eksiklikler yaşanmaktadır. Gerçekte mühendislik merkezli üretim yapmalarına rağmen, firmaların bir bölümü, kendilerini, fason üretici, özel üretim veya siparişe üretim firması olarak tanımlamaktadırlar. Sonuçta uygun olmayan yazılım tedarikçilerinden oluşan bir kısa liste hazırlanır ve en iyi adaylar gözden kaçar.
Yazılım tedarikçileri de bu duruma pek yardımcı olmazlar. Bir çok tedarikçi, gelirlerini olabildiğince arttırma olasılığı nedeniyle, kendilerini liste dışı bırakmak istemezler. Yazılım tedarikçileri, yakın planda incelendiğinde tek bir üretim tipine uygun olmalarına rağmen, bir çok üretim tarzını destekleyebildiklerini iddia ederler.
ETO Farklılıkları
ETO firmalarını farklı kılan karakteristikler neler olabilir? Önce ETO tanımını inceleyelim,
ETO (Engineer-to-order: mühendislik merkezli, proje bazlı siparişe özel üretim) kavramı, belirli bir endüstri segmenti yerine, bir üretim tarzı belirtir. Benzer şekilde, “proje bazlı” ve “özel üretim” kavramları ile de ifade edilir. ETO firmalarını tipik olarak seri üretim firmalarından ayıran en belirgin karakteristik, onların iş yapış yöntemleridir.
ETO firmaları, müşterinin belirlediği özelliklere göre tasarlanmış özel ürünler üretirler. Her ürün, kendine özgü malzeme ve parça listesine, ürün ağacına ve rotaya sahiptir. İşi kazanabilmek için maliyet tahmini ve fiyat teklifi gerekir. Ürünler karmaşıktır ve aylar, hatta yıllar seviyesinde uzun teslim sürelerine sahiptir. Standart ürünlerden farklı olarak, müşteri, tüm tasarım ve üretim süreçlerinin içindedir. Mühendislik değişiklikleri bir yaşam tarzıdır. Malzeme bir stok için değil, belirli bir proje için alınır. Tüm gerçek maliyetler ilgili projeye kaydedilir ve ilk tahmin ile karşılaştırılır. Ürün tamamlandıktan sonra, tipik olarak müşteri ortamına kurulur. Bir çok durumda, ürünün yaşamı boyunca, satış sonrası servisler devam eder.
Kimya, gıda ve içecek gibi proses tarzı üreticiler de belirgin ihtiyaçlara sahiptir. Ve yazılım pazarında bu üretim tarzına odaklanmış özel paketler bulunduğuna göre, özel ETO (engineer-to-order) çözümleri neden olmasın?
ETO odağına sahip bir çok tedarikçi, kısıtlı kaynaklar nedeniyle, geniş pazarlama faaliyetleri sergileyemezler ve referans yoluyla veya internet arama motorlarını kullanarak, üreticilerin kendilerine ulaşmalarını beklerler. Gerçekten de, çok güçlü ürün ve servislere sahip olup ta, bunları yazılım pazarının bilgisine sunmamış, çok iyi yazılım tedarikçileri vardır. Bu tedarikçilerin yazılımlarını uyguladıkları için daha da başarılı olmuş olan, mutlu bir müşteri tabanına sahiptirler. Fakat ironik olarak, bu tedarikçiler düşük bilinirlikleri nedeniyle, uzun seçim listelerine giremezler. Bunun nedeni göreceli olarak küçük pazarlama bütçesi ve abartılı tanıtıma duyulan isteksizliktir.
Çok büyük olmayan yazılım firması ile çalışmanın riski var mıdır? Elbette büyük ve yaygın firmaların finansal gücüne sahip değildirler. Yazılım endüstrisinde olup bitenlere baktığımızda ise, yaşanan satınalma ve birleşmeler sonrasında, elinde birden fazla yazılım bulunan yazılım firmaları ortaya çıkmıştır. Sizce, ellerindeki farklı yazılımlara yatırım yapmaya devam edecekler mi - bizce hayır. Bu yüzden, büyük yazılım firması ile yola devam edilmesi, seçtiğiniz ERP sisteminin uzun ömürlü olmasını garanti etmez. ETO pazarına odaklanmış olan yazılım firmaları nispeten daha küçük firmalardır ve rekabet alanının dışındadırlar.
Büyük firma ile devam etmenin bir diğer sorunu da, onların ürününün çok geniş endüstri yelpazesine hitap ediyor olmasıdır. Büyük ERP oyuncuları orta ölçekli işletmelere yöneldiklerinde, ilk 500 firmanın vizyonu dahilinde bir tablo çizilmektedir. Bu bir başka büyük bir yutturmacadır. Gerçekte bu tablo, orta ölçekli işletmelere uygun değildir. Bu ölçekte ERP sistemlerini uygulayan organizasyonlar, ilk 500 segmentinden farklıdır ve büyük bir kültür farklılığı sözkonusudur. Orta ölçekli işletmeler karmaşık projeleri yönetmede çok sınırlı bir tecrübeye sahiptirler ve daha da önemlisi, yapılacak hatalara karşı personel ve finansal tolerans, tehlikeli bir şekilde düşüktür. Orta ölçekli işletme, küçük bir ilk 500 firması değildir.
Öneriler
Yatırımın Geri Dönüşü
Seçim adımlarına geçmeden önce, firmanızın neden bir sisteme ihtiyacı olduğunu saptamalısınız. İyi bir iş planı, belirgin bir yatırımın geri dönüş (ROI : Return on Investment) değeri ile, üst yönetimin dikkatini çeker. Çoğu kez firmalar, sistem değişikliği gerekçesini, sistemin eski olmasına, bakım-yönetim zorluklarına ve belki de ilk tedarikçinin artık var olmamasına dayandırır. Sistem değişikliği için bunların geçerli nedenler olmalarına rağmen, operasyonel sistemlerin kullanıcısı olmayan üst yönetimler, yatırımın geri dönüş değerini görmeden, bu değişiklik projelerine, gönülden destek vermezler. Yine, projenin gerekçelendirilmesi ve yatırımın geri dönüş analizleri için çok sayıda yardımcı kaynak bulunabilir. İyi danışmanlardan herhangi birisi, bu konularda deneyime sahiptir.
Danışman Seçiminde Dikkat
Yazılım seçiminde size yardımcı olmayı isteyecek çok sayıda danışman vardır. Bir çok danışman, anlaşmasını, uyarlama fazı dahil olacak şekilde genişletmek ister. Bu durum, özellikle belirli bir sistem hakkında geniş bilgi sahibi olduklarında, danışmanın muhakemesine gölge düşürür. Bu potansiyel ilgi çatışmasından kaçınmanın bir yolu, danışmanlık anlaşmasının kapsamını sadece seçim adımıyla sınırlandırmaktır.
ETO’yu anlayan bir danışman aranmalıdır. Danışmanı, endüstriniz hakkında bedavaya eğitmek istemezsiniz. Benzer firmalara yardımcı olmuş ve ETO işletmelerinin çalışma şeklini ve beklentilerini anlayan tecrübeli bir danışman arayınız. İyi bir danışman, sizin ihtiyaçlarını tanımlamaya ve net bir yatırım geri dönüş değeri hesaplamaya yardımcı olacak, denenmiş süreç ve yöntem bilgisi sunacaktır. Çok sayıda tedarikçiyi değerlendirirken, danışmanın tecrübesinden yararlanın, fakat yapılan seçimin, danışmanın değil, sizin seçiminiz olduğundan mutlaka emin olun.
Yazılım Seçim Servisleri
Detaylı ihtiyaç listesi oluşturmaya zamanı bulunmayan işletmeler için, yazılım seçim servisi kullanmak iyi bir çözüm gibi görünür. Bu servisler çok değerli bilgi kaynakları olabilirler, fakat yeni bir sistem seçiminde tek bir yöntem olarak kullanılmamalıdır. Burada, potensiyel olarak belki de ihtiyacınıza en uygun adayları kaçırma riski bulunur.
Bu binlerce soru içeren yazılım seçim taslaklarının, akla gelebilecek her açıyı kapsaması mümkün olabilir mi? Buradaki problem, bu seçim sistemlerinin, standart MRP II fonksiyonlarına göre tasarlanmış olmasıdır. Tipik olarak, az sayıda doğru sorunun yanında, ETO firmalarının önemsemediği çok sayıda soruya sahiptirler.
Eğer siz yılda, ortalama bedeli 200 bin USD olan, yirmi makina veya sistem imal ediyorsanız, çok sayıda regresyon analizleriyle, eksponental düzeltme veya Box-Jenkins Metodu kullanarak yıllık veya mevsimsel satış tahmini yapmak istemezsiniz. Fakat buna karşın, proje maliyet tahmini, gerçek maliyet, proje yönetimi ve mühendislik değişim yönetimi yöntemlerini bilmeye ihtiyaç duyarsınız.
Maalesef bu soru anketlerinde ETO fonksiyonlarına çok az değinilmektedir. Sonuçta, “Evet” cevaplarının sayısını topladığınızda, niş ETO tedarikçisinin puanının, geleneksel ERP tedarikçilerinin puanlarından daha düşük olduğunu görürsünüz. Unutmayın, ETO tarzında çalışan firmalar, genel değil, özelleşmiş çözüm arıyor olmalıdır.
Amaca Uygunluk
Siz müşterilerinizin belirlediği özelliklere göre, özel ekipman imal ediyorsunuz. Peki özel yazılım geliştirmek ister misiniz? Firmaların yazılım satın almalarının nedeni, kendi yazılımlarınının geliştirme ve yönetme maliyetlerinden ve risklerinden kaçınmak istemeleridir. Burada da 80/20 kuralı işlemektedir. Eğer, tam amacınıza uygun hale getirmek için, %20 den fazla bölümü değiştirmek zorundaysanız, yanlış sistem seçtiniz demektir. Eğer tedarikçinizden, “Bir sonraki versiyonda gelecek”, “Bunun için dolaylı bir çözümümüz var”, “Bunun için çalışmamız gerekiyor” cümlelerini çok sık işitiyorsanız, aman dikkat!
Referanslar
Önemli bir yatırım yapmadan önce, aklı başında firmalar gerekli özeni gösterir ve referansları kontrol ederler. Referans kontrolü, değerlendirmenin, doğru seçim yaptığınızı onaylayan, son adımı olmalıdır. Yazılım tedarikçisi, sizin endüstrinizde benzer ürünler üreten, sizinle aynı büyüklükte firmaları gösterebiliyor olmalıdır. Eğer tedarikçi binlerce müşterisi olduğunu iddia ederken, sizin kriterlerinize uyan en az üç referans gösteremiyorsa, uzaklaş!
Referans firmadaki meslektaşınız ile konuşmakta ısrarcı olun. Meslektaşınız ile konuşmak, tedarikçi diyaloglarında ve uygulama esnasında, karşılaşacağınız zorlukları ve fırsatları daha iyi anlamanızı sağlar.
Tedarikçiyi Kontrol Et
Tedarikçinize kaç müşteriye sahip olduğunu ve müşterilerinin yüzde kaçının ETO olduğunu sor. Tanınmış bir orta ölçek ERP tedarikçisi, müşterilerinin sadece yüzde ikisi ETO olmasına rağmen, ETO çözümüne sahip olduğunu iddia edebilir. Böyle olduğunda, sizce bu tedarikçi, yeni fonksiyonlara yatırım kararını hangi yöne doğru yapacaktır?
Tedarikçinin Ar-Ge bütçesinin tahsisi çok önemli bir faktördür. Kendi endüstrinize odaklanmış bir tedarikçi seçerseniz, yeni geliştirmelerin büyük çoğunluğu size faydalı olurken, geniş kaplama alanına sahip tedarikçi ile böyle olmayacaktır. Çok çeşitli endüstrileri tatmin etmeye çalışmak, kaynakların cılız bir şekilde dağıtılmasına yol açar. İyileştirmelerin bir çoğu, sizin firmanıza uygulanabilir olmayacaktır. Tedarikçinizden ürününün son dağıtımından sonra ele aldığı geliştirmelerin bir listesini isteyiniz. Bu yeni geliştirmelerin firmanıza ne kadar uygulanabilir olduğunu kontrol ediniz.
Bir diğer kontrol ise tedarikçinin web sitesini incelemektir. Sitede ETO’dan bahsedildiğini kontrol ediniz. Hangi endüstrileri listelemişler? Sitelerinin müşteriler bölümüne gidip, ne tür bir ürün ürettiklerine bakınız.
Sadece Bir Yazılım Değil
Tedarikçinin sadece yazılımını değil, aynı zamanda, tecrübesini, servisini ve desteğini satın alıyorsunuz. Acaba tedarikçi, satış ekibinin dışında, uygulama danışmanları ve üst yöneticileri nezdinde, sizin endüstriniz ve çalışma şekliniz hakkında derin bir idrak sahibi midir? Tedarikçinin ekibinin size hizmet vereceğini unutmayın. Projenizde asıl görev alacak personel ile görüşün. Tedarikçi çok iyi bir ekibe sahip olabilir, fakat acaba onlara erişiminiz olacak mı?
Tedarikçinin CEO’su ile konuşun. Geminin kaptanı ve satın almak üzere olduğunuz ürünün yönünü belirleyecek olan kişi odur. Günümüz ETO firmalarının yüzyüze olduğu meseleleri gerçekten anlıyor mu, yoksa sadece genel klişelerle mi konuşuyor? Üst yönetimle direkt konuşabiliyor musunuz, yoksa orta kademe yöneticilerin izole katmanına mı havale ediliyorsunuz? Tedarikçiniz hakkında huzurlu hissetmeniz, kritik karar faktörüdür. Flört oyunundan sonra evlenmek zorundasınız ve boşanmak her iki taraf için de pahalıya mal olabilir.
İşinizi Siz Biliyorsunuz
Nasıl çalıştığınızı siz biliyorsunuz. Tedarikçiden, örnek verilerinizi kullanarak, sizin işleyişinizi kendi sisteminde modellemesini isteyiniz. Bu standart bir tanıtım değildir. Sizin özel bir ürün üretmeniz gibi, tedarikçinin tanıtımı da, işaret ettiğiniz ihtiyaçlarınıza özel olmalıdır. Beklentilerinizi yüzde yüz karşılayan bir ürün bulma ihtimali asla yoktur, fakat başlıca ihtiyaçlarınızı karşıladığından emin olup vahim hatalardan kaçının.
Vahim Hatalar
Yazılımın yapması gereken tüm maddeleri listelemeye kalksak, çok uzun bir liste oluşurdu. Gerçek şu ki, uygulama yazılımlarının bir çoğu, SCM, CRM, ERP gibi, belirli bir ihtiyaca hizmet iddiasıyla, listedeki bir çok maddeyi yerine getirirler. Bununla birlikte, her işletme bazı uygulamalarda veya uygulamaların çoğunda bulunmayan, bir kaç zaruri ihtiyaca sahiptir.
Çoğu kez, bu ihtiyaçlar, tartışmasız bir şekilde, başarınız için hayati önem taşırlar. Bir çok pakette bulunmayan ve başarınız için hayati önemdeki bu kısa ihtiyaç listesi, sizin vahim hatalarınızdır. İş dünyası kusur kaldırmaz ama yazılım paketleri sizin özel ihtiyaçlarınızla ilgili kusurlu olabilir. Liste genellikle toplam ihtiyacınızın yüzde bir iki gibi küçük bir oranında olabilir, fakat onlar olmadan, başarısız olursunuz.
Hakikat veya Sürünmeye Devam
Eğer daha önceden, ihtiyaçlarınızı karşılamayan bir sistem seçmiş durumdaysanız ve hata yaptığınızı itiraf edecek kadar yiğitseniz, önünüzde bir kaç seçenek bulunmaktadır. İlk karar sürecinde bulunmayan biriyseniz, sistemi değiştirmek daha kolaydır; bu nedenle bir çok sistem değişikliği, işletmeye yeni çalışanların katılması ve durumun taze bir şekilde yeniden değerlendirilmesiyle gerçekleşir.
En İyisini Yap
Bir seçenek sadece mevcut sistemi kullanmayı sürdürürken, onu en iyi şekilde kullanmayı denemektir. Bir diğeri, farklı bölümler tarafından yaratılan ve yönetilen bir çok spreadsheet ile, sistemin eksikliklerine dolaylı çözümler bulmaktır. Veya sistemde geniş ölçüde değişiklikler yaparak, tamamen size özel bir uygulama yaratmayı oylayabilirsiniz.
Tüm ERP uyarlamaları belli bir ölçüde değişiklik içerir; buna karşın, eğer bazı temel iş süreçlerinizi hayata geçirmek için, kendinizi, sistemi değiştirmek zorunda bulursanız, büyük bir probleminiz var demektir. Pratik kuralı hatırlayalım; Eğer sistemin yüzde 20’den fazlasını değiştirmek zorundaysanız, yanlış seçim yaptınız demektir.
Bir yazılım paketinde değişiklik yapmak, her zaman çift tarafı keskin bir kılıç gibidir. Bir yandan bu değişiklikler sistemi, iş süreçlerinize daha uygun hale getirir. Öte yandan, yapılan değişiklikleri her yeni versiyona tekrar uygulamak gibi bir bakım problemi ortaya çıkar. Yeni versiyona geçişin maliyeti, firmanıza faydalı olabilecek yeni fonksiyonlara sahip olmanıza engel olabilir.
Özet
Yeni bir iş sistemi seçmenin ve uyarlamanın tüm bu tehlike ve endişelerine karşın, bu risk neden göze alınır? Bir çok durumda, mevcut sistemin demode olması ve işletme için tehlike arz etmesi, bu dönüşümün itici gücüdür. Aydın firmalar, yatırımın geri dönüşü ile desteklenen bu değişimi, daha hızlı büyüme, karı artırma ve rekabet avantajı kazanma yönünde kaldıraç olarak kullanırlar.
Başarılı uyarlamalar ETO firmalarına, nakit akışı, proje maliyetlerini kontrol, bütçe dahilinde ve zamanında teslim alanlarında dramatik avantajlar kazandırır. Bununla birlikte, bu avantajlar, ancak kendinize mücadele şansı tanıyıp DOĞRU sistemi seçerek, elde edilebilirler.
Bu makale, yazar Thomas R. Cutler’ın izniyle, “Why Do Companies Choose the Wrong System?” adlı white paper’dan tercüme edilmiştir.
This article has been translated from the white paper “Why Do Companies Choose the Wrong System?” with the permission of the author Thomas R. Cutler.