ERP çözümlerinden her şirket fayda sağlayabilir mi?

Size göre ERP’nin tanımı nedir? İş dünyasında hangi ölçeklerde ve hangi amaçlarla kullanılır? ERP çözümlerinden her şirket fayda sağlayabilir mi?

Kurumların stratejik disiplin ve yönetim aracı olan ERP sistemi, vücudumuzun sinir sistemi kadar gerekli ve önemlidir.

İşletmeler, uyarlama sonrasında, tüm iç ve dış ticari işlemlerini, yeni sinir sistemleri haline gelen ERP ile yönetmeye başlıyorlar. Doğru yönetmenin ve planlamanın yanında, sipariş, ürün, ürün grubu, yönetim birimi bazında gerçekleşen maliyetlerin, gelir-gider kalemlerinin pivot analizleri sonucunda alınan doğru kararlar sayesinde, kısa zamanda giderlerde azalma ve gelirlerde artış sağlanıyor.

Tekrarlı ve kişilere bağlı işlemler ortadan kalkıyor, ortaya çıkan kurumsal hafıza sayesinde günlük işlemlerin takibi problem olmaktan çıkıyor ve personel kaynağı daha verimli kullanılıyor. Verileri elde etme ve raporlama zorlukları aşıldığından, yetkili yönetici zamanının önemli bir bölümünü kontrol, analiz ve karar verme yönünde kullanabilir hale geliyor.

ERP’deki son gelişmeler ve eğilimler hangi yönde? ERP 2.0, Mobil ERP gibi kavramlar konusunda gelişmeler nasıl olacak?

ERP teknolojileri tarafında, model güdümlü mimariye sahip, bileşen bazlı yazılım geliştirme platformlarında, teknoloji ve fonksiyon katmanlarının teknik ve ekip seviyesinde ayrı tasarlanması bilinci, yazılımcılar arasında yaygınlaşıyor.

Uygulama kapsamında, uyarlama esnekliğine, kullanım ve öğrenim kolaylığına sahip; sağlam bir altyapı üzerinde çalışan ve tecrübeli bir ekip tarafından desteklenen; müşteri ilişkileri yönetimi, tedarik zinciri yönetimi, operasyonel planlama, dış uygulamalarla entegrasyon ve esnek veri analizi araçlarına sahip; açık kaynak kodlu kurumsal çözümlere ihtiyaç artıyor.

ERP II; tedarik zinciri yönetimi, müşteri ilişkileri yönetimi ve iş zekası kavram ve fonksiyonlarını bünyesine katarak, üretim dışı sektörlere de aynı avantajları sunmaya başladı. Kurumların farklı bölümlerindeki farklı fonksiyonları entegre etmekle kalmadı, bu entegrasyonu farklı endüstriler arasına taşıdı. Açık mimari üzerinde, web merkezli bir yapıya sahip bulunuyor. İnterneti çalışma ortamının bir parçası olarak görüyor. ERP’nin avantajlarını alırken, kurumsal operasyonların yeniden tanımlanmasına katılım zorlukları gibi başarısız yönlerine çözüm getirmeyi hedefliyor. Bu yaklaşımla birlikte, ERP II, tedarikçiler ve müşteriler ile uygulamalararası etkin entegrasyon avantajı sayesinde, planlama derinliği sağlayacak ve yönetim dinamiklerini geliştirecek.

ERP çözümleri nasıl uygulanır? Farklı ölçeklerdeki şirketlerin ERP çözümlerini uygularken nelere dikkat etmeleri gerekir?

ERP alırken dikkat edilmesi gereken hususları başlıklar halinde şu şekilde sıralayabiliriz:

  • Öncelikle ERP almak isteyen firma gerçekten bir ERP’ye ihtiyaç duyup duymadığını test etmelidir. Bunun için şu kontrol listesi faydalı olabilir:
    • Hızlı ve kontrol edilemeyen büyüme
    • Kurumun gerçek finansal performansının bilinememesi
    • Bilinmeyen ya da yanlış işçi maliyetleri
    • Stokların üretim ihtiyaçlarını tutarlı bir şekilde karşılayamaması
    • Önemli bilgilerin elde edilmesi için uzun çabalar harcanması
    • Müşterilerde yanlış beklentiler oluşturulması
    • Teslim tarihlerinin sürekli gecikmesi
    • Operasyonel performansın bilinememesi
    • Mevcut sistemin gelişimi engellemesi
    • Üretim gereksinimlerinin herhangi bir doğruluk seviyesinde belirlenememesi
  • ERP proje seçim ekibi oluşturulmalı ve bu ekibin bünyesinde kurumun işleyişine hakim üyeler bulunmalıdır.
  • Kurum içindeki tüm kaynaklar analiz edilmelidir: personel, teknoloji, iş akışları, performans ölçümleri. Seçim sürecinde en etkili olacak fonksiyonel ve teknik kriterler belirlenmelidir.
  • Anahtar teslimi bir çözüm mü, yoksa sabit bir lisans bedeli ve akabinde gerçekleştikçe uyarlama bedeli şeklinde mi bir teklif beklenildiğine karar verilmelidir. Sonuçta, toplam sahip olma maliyeti hesaplanmalıdır.
  • Mevcut donanım ve işletim sistemi altyapısının durumu gözden geçirilmeli ve buradaki yenileme ihtiyaçlarının maliyeti dikkate alınmalıdır.
  • ERP projesinin işletme var oldukça devam edecek bir proje olduğu, ilk canlı kullanıma geçişten sonra da tedarikçi firma ile lisans veya proje bedeli üzerinden belirli bir yüzde ile yıllık bakım/destek anlaşması yapılmasının faydalı olacağı unutulmamalıdır.
  • Daha fikir aşamasından başlayarak ERP projesi ile ilgili kurum içi iletişime büyük önem verilmelidir. Özellikle kullanıcıların, bilgileri fısıltı gazetelerinden değil, bilhassa yönetimden almaları sağlanmalıdır.
  • Uzun listeye aldığınız tedarikçiler gerekli fonksiyon kriterlerine göre elendikten sonra kısa liste 2-3 firmaya düşürülmelidir. Bu firmalardan demo talep edilmeli ve yerinde kullanıcı ziyaretleri yapılmalıdır.
  • Demolar esnasında, tedarikçi firma danışman ekibinin iş süreçleri hakkındaki bilgi seviyesini sınayacak şekilde sorular sorulmalıdır.
  • Eğer fonksiyon listesinde varsa, ufak geliştirme taleplerinde bulunulmalıdır.

ERP projelerinin başarılı olabilmesi için ERP çözümleri ve şirket personeli arasında nasıl bir işbirliği ve sinerji oluşturmak gerekir?

İşletmeler, kurumsallaşma faaliyetlerini takip eden bir ERP uyarlama sürecini hedeflemelidir. Böylece, ERP üzerinde takip edilecek iş süreçleri ve bu süreçlerden beklenen çıktılar daha net olacak ve uyarlama esnasında zaman kaybı minimuma inecektir.

Küresel kriz ortamında ERP’nin özellikle KOBİ’lere faydaları nelerdir? ERP çözümlerinden maksimum yatırım geri dönüşü nasıl sağlanır?

Gelirlerin azaldığı, kâr marjlarının düştüğü dönemlerde, maliyetlerin doğru takibi ve stratejik analizler ile doğru kararların alınması daha da önem kazanmaktadır. Bu da ERP sistemi ile mümkündür.

İş süreçlerinin takibinde ERP kullanan kurumlar şu avantajlara sahip olmaktadır:

  • Kurum içindeki finansal bilgilerin entegrasyonu: Tüm departmanlarda oluşan finansal bilgilerin tek bir çatı altında takip ve kontrol edilebilmesi
  • Müşteri siparişlerinin alınışından, üretim ve teslimine kadarki sürecin entegrasyonu sayesinde satış, satınalma, üretim ve sevkıyat departmanlarının koordinasyonu
  • İmalat süreçlerinin standartlaştırılması ve hızlandırılması
  • Atıl stok miktarının azaltılması, böylece maliyetlerin azaltılması
  • İnsan kaynakları bilgilerinin standartlaştırılması
  • İş süreçlerinde iyileşme
  • Fonksiyonel iş süreçleri arasında koordinasyon
  • Operasyonel kararlarda iyileşme ve veriye kolay ulaşım
  • BT altyapısının tek sistem altında toplanması ve veriye kolay ulaşım
  • İş sistemlerini basitleştirmek ve standartlaştırmak
  • Eskimiş ve her biri bağımsız çalışan sistemleri yenileyip entegre etmek
  • Tüm kurumda kullanımı kolaylaştıracak tutarlı, mantıklı ve ortak arayüz
  • İşletme maliyetlerinde azalma beklentisi
  • Arka planda yürütülen işlemlerin otomasyonu
  • Stratejik kararlarda iyileşme beklentisi
  • Coğrafi olarak birbirinden uzak birimler arası koordinasyonu sağlamak
  • Müşteriler ve tedarikçilerle olan iletişimi güçlendirme
  • İş süreçlerine müşterinin katkısının artırılması
  • Etkin bir e-ticaret altyapısı kurmak
  • Departmanlar arasında sıkı bir iletişim altyapısı ve bu sayede birbirlerinden bağımsız değil birlikte hareket etmek

Bu içerik BThaber, Kurumsal Kaynak Planlaması Dosyası, 10-16 Kasım 2008 tarihli sayısında yayınlanmıştır.